регламент управления общественных связей
Порядок освещения событий и проектов






* – Особо крупные события, например, международные встречи, высокие визиты, фестивали, всероссийские акции, длительные выставочные проекты в Ивановском зале, – требуют подачи заявки на продвижение за 1,5 месяца до мероприятия!

Инструментарий продвижения библиотеки
Возможные инструменты продвижения мероприятия среди читателей
Рассылка по читателям
Фокусные мероприятия автоматически попадают в рассылку по читателям
Социальные сети
Фокусное мероприятие попадает в список мероприятий групп РГБ в соцсетях, а также ОРС готовит редакционные посты в лентах со ссылкой на мероприятия.
Печатная афиша
Фокусные мероприятия занимают заметные места в виде отдельных полос, разворотов.
Официальный сайт
Размещение на видном месте на Главной странице
Промо-раздатка
Фокусные мероприятия попадают в фирменные листовки библиотеки, которые распространяются у партнеров, в помещениях библиотеки.
Инструментарий внешнего продвижения
Возможные инструменты продвижения мероприятия среди новой аудитории людей, не являющихся нашими читателями
Афишные порталы
Добавление мероприятия на афишные сервисы culture.ru, yandex.Афиша, 2do2go, kudamoscow, kudago, afisha, vashdosug и другие.
Онлайн-трансляции
Организация анонсирования трансляции и трансляция мероприятия на афишных порталах.
Блогеры
Участие в постах, сторис блогеров. Приглашение блогеров на мероприятие.
СМИ
Размещение анонса на площадках СМИ: ТВ, радио, интернет, газеты.
Партнерская сеть
Распространение анонса мероприятий по вузам, учреждениям культуры, библиотекам.
Smm-продвижение
Запуск кампании по продвижению мероприятия в тематических сообществах в соцмедиа
Документы для работы:
Всё, что вам потребуется для работы
с пресс-службой
Единый свод мероприятий на следующий месяц
Все не внесённые сюда мероприятия не попадут в печатную афишу и не будут освещаться пресс-службой.
Заявка на продвижение фокусного мероприятия
Необходимо заполнять, если мероприятие выбрано пресс-службой для освещения.
Если мероприятие особо важное – заполнять за 1,5 месяца.
Заявка на изготовление постера мероприятия
Если мероприятие выбрано пресс-службой для освещения в СМИ, а у организатора нет изображения.
Таблица для внесения правок в ежемесячную печатную афишу
Если организатор видит в PDF сверстанной афиши мероприятий ошибки – правки вносить сюда.

1
до 16 числа

месяца, предшествующего месяцу проведения мероприятия

Заполнение свода мероприятий на следующий месяц:
  • Мероприятия заполняются в Едином своде мероприятий.
  • В Своде необходимо отметить события, которые требуют продвижения и освещения в СМИ (фокусные мероприятия).

2
до 18 числа

месяца, предшествующего месяцу проведения мероприятия

Утверждение фокусных мероприятий.
Пресс-служба знакомится со списком мероприятий на следующий месяц, уделяя особое внимание к мероприятиям, которым организаторы присвоили статус "Требуется внешняя инфоподдержка".

На выбор мероприятия для продвижения влияют:
— потенциальный интерес аудитории (отслеживание упоминаний темы в сообществах, Интернете);
— потенциальный интерес СМИ;
— присутствие на мероприятии VIP-гостей;
— участие в мероприятии генерального директора.
18 число
Пресс-служба выбрала фокусные мероприятия для продвижения в следующем месяце.
Все мероприятия, указанные в Своде по состоянию на 18 число, поступают на вёрстку ежемесячной печатной афиши мероприятий.

3
У организаторов есть 19 и 20 числа для проверки – выбраны ли их желаемые для продвижения события в качестве фокусных мероприятий следующего месяца.
Просто зайдите в период 19-20 чисел в Свод мероприятий и проверьте колонку "Решение о продвижении".

В случае статуса напротив мероприятия "Продвижение в СМИ и у партнеров" требуется заполнить заявку на продвижение выбранного мероприятия в специальной Форме. Без заполнения заявки мероприятие не будет взято в работу.

4
до 20 числа включительно

месяца, предшествующего месяцу проведения мероприятия

Организаторы заполняют заявку на продвижение своего мероприятия. В заявке необходимо предоставить:

1) 150 – 200 слов подробного описания. В описании приветствуется упоминание интересных фактов, которые будут освещены на мероприятии ('Вы узнаете, что...', ).

2) Фото/иллюстрация БЕЗ ТЕКСТА на ней (минимум 1200 px в ширину) и дополнительные материалы и/или заполнить заявку на дизайн постера (если существующие фотографии не подходят по качеству для использования в Интернете или для печати).

3) Создать ссылку на регистрацию на мероприятие (если необходимо).

Обращаем внимание, что форма включает вопросы по желаемым вариантам продвижения. Ваши пожелания будут учитываться по мере возможностей. Если пожеланий не будет, то размещение происходит на усмотрение пресс-службы.
21 число
Пресс-служба начинает продвижение.

5
23 число

месяца, предшествующего месяцу проведения мероприятия

Готовая афиша мероприятий в формате PDF отправляется организаторам на проверку. Организаторам даётся два дня 24-25 числа на составление списка правок для афиши.
Записаться на обучение
Набираем группу особо ответственных организаторов мероприятий для обучения работе с материалами пресс-службы.
Made on
Tilda